Rýchly podpis je najjednoduchší spôsob odoslania dokumentov na podpis. Je vhodný, keď tvorca/ vlastník dokumentu nemá možnosť vložiť podpisové miesto do dokumentu. Podpisujúci môže podpísať ľubovoľné miesto v dokumente a nevyžaduje sa presná poloha podpisu, ani príprava formulárových polí. Každý PDF súbor nahraný do rýchleho podpisu musí mať veľkosť maximálne 8 MB, väčšie súbory systém neakceptuje. Jedna obálka môže obsahovať niekoľko dokumentov. Ak chcete začať s novým podpisovým procesom a odoslať dokumenty, postupujte podľa týchto krokov:
- Vstup do procesu: V ľavom navigačnom menu systému používateľ klikne na možnosť “Rýchly podpis”. Otvorí sa formulár pre vytvorenie novej obálky.
- Pridanie dokumentov: Sekcia “Dokumenty”. Pre nahratie súborov z počítača, používateľ klikne na tlačidlo Nahrať alebo použije funkciu drag & drop. Pri nahrávaní každého dokumentu sa používateľ rozhodne, aký typ dokumentu bude v obálke:
- Na podpis (Write): Tento dokument je určený na elektronický podpis.
- Len na čítanie (Read): Tento dokument si príjemca prečíta, ale nepodpisuje ho.
- Voliteľné (Optional): Tento dokument je pre príjemcu voliteľný – môže ho podpísať alebo len prečítať, ale nie je to podmienkou pre dokončenie obálky.
- Sekcia informácie o obálke: V sekcii “Informácie o obálke” používateľ zadá povinný údaj “Názov” (názov obálky) a “Komunikačný jazyk“ a voliteľné informácie “Kategória”, “Poznámku“. Kliknutím na šípku rozbalí Rozšírené nastavenia obálky, kde definujte, ako sa má proces správať:
- Podpísať kdekoľvek.
- Zákaz podpisu myšou.
- Prístup k dokumentom cez e-mailový kód.
- Prístup k dokumentom cez SMS kód.
- Odoslanie finálnych podpísaných dokumentov e-mailom
- Nastavenie dátumu exspirácie obálky s možnosťou zaslania emailovej notifikácie podpisujúcemu o vypršaní platnosti obálky.
- Pridanie podpisujúcich: V sekcii “Podpisujúci” – používateľ zadá e-mailové adresy osôb, ktoré majú dokumenty podpísať. Ak je to potrebné, zadá aj ich telefónne čísla. Následne zvolí typ podpisu:
- Zaslanie dokumentov na vzdialený podpis emailom.
- Alebo nastaví “Podpis na mieste”.
- Upravte e-mailovú správu (voliteľné): V sekcii “E-mail správa” môže používateľ zmeniť text, ktorý bude obsahovať e-mail s pozvánkou na podpis.
- Uložiť rozpracovanú obálku – ak používateľ ešte nechce obálku odoslať, ale chce si ju uložiť a pokračovať neskôr, klikne na tlačidlo “Uložiť rozpracované”. Obálku nájde v zozname obálok.
- Odoslať obálku – ak je používateľ pripravený obálku odoslať na podpis, kliknite na tlačidlo “Odoslať”.
- Po odoslaní sa obálka zobrazí v prehľade s typom „Rýchly podpis“. Stav sa mení podľa toho, či signatári podpísali alebo nie.