Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) ktorý je podľa nariadenia eIDAS (nariadenie EÚ č. 910/2014) rovnocenný s vlastnoručným podpisom. Pri tomto type musí signatár použiť kvalifikovaný certifikát (napr. elektronický občiansky preukaz – eID). Použitie QES je vhodné pri zmluvách alebo dokumentoch, pri ktorých je vyžadovaný vlastnoručný podpis, alebo podpis overený notárom.
Postup vytvorenia:
- Vstup do procesu: V ľavom navigačnom menu systému OKdokument používateľ klikne na možnosť “Kvalifikovaný podpis (QES)”. Otvorí sa formulár pre vytvorenie novej obálky.
- Pridanie dokumentov: Sekcia Dokumenty. Pre nahratie súborov z počítača, používateľ klikne na tlačidlo Nahrať alebo použije funkciu drag & drop. Pri nahrávaní každého dokumentu sa používateľ rozhodne, aký typ dokumentu bude v obálke:
- Na podpis (Write): Tento dokument je určený na elektronický podpis.
- Len na čítanie (Read): Tento dokument si príjemca prečíta, ale nepodpisuje ho.
- Voliteľné (Optional): Tento dokument je pre príjemcu voliteľný – môže ho podpísať alebo len prečítať, ale nie je to podmienkou pre dokončenie obálky.
- Sekcie informácie o obálke. V sekcii “Informácie o obálke” používateľ zadá povinný údaj “Názov” (názov obálky) a “Komunikačný jazyk”, voliteľné informácie “Kategória” a “Poznámka”. Kliknutím na šípku vpravo rozbalí Rozšírené nastavenia obálky, kde definujte, ako sa má proces správať:
- Prístup k dokumentom cez e-mailový kód.
- Prístup k dokumentom cez SMS kód.
- Odoslanie finálnych podpísaných dokumentov e-mailom
- Nastavenie dátumu exspirácie obálky s možnosťou zaslania emailovej notifikácie podpisujúcemu o vypršaní platnosti obálky.
- Pridanie podpisujúcich v sekcii Podpisujúci. Používateľ zadá e-mailové adresy osôb, ktoré majú dokumenty podpísať.
- Sekcia E-mailová správa. V sekcii “E-mail správa” môže používateľ zmeniť text, ktorý bude obsahovať e-mail s pozvánkou na podpis.
- Ak je pripravený obálku odoslať na podpis, kliknite na tlačidlo “Odoslať”. Systém vytvorí obálku a automaticky odošle e-maily všetkým, ktorí majú podpisovať na diaľku.
- Ak používateľ, ešte nechce obálku odoslať, ale chce si ju uložiť a pokračovať neskôr, klikne na tlačidlo “Uložiť rozpracované”. Obálku nájde v zozname obálok.
- Vyplňte názov, kategóriu a poznámku. Jazyk komunikácie ostáva Slovenčina.
- Podpisujúci – zadajte e‑mail signatára a napíšte správu. Keďže sa vyžaduje kvalifikovaný podpis, nie je možné povoliť kreslenie podpisu ani „podpísať na ľubovoľnom mieste“.
- Kliknite na Odoslať. Obálka sa objaví v zozname QES ako Pripravený. Pri otvorení detailu obálky (ikona oka) sa zobrazia podrobnosti: ID, kategória, dátum odoslania, typ podpisu, jazyk komunikácie, zoznam dokumentov a text správy.
- V časti Stav podpisovania vidíte signatárov a stav (Pripravený, Dokončený). Prostredníctvom menu (tri bodky) pri signatárovi môžete zvoliť Znova vyžiadať podpis.
- Signatár musí mať kvalifikovnaý certifikát – napríklad občiansky preukaz (eID). Po kliknutí na link v – emaile sa zobrazí postup, ako sa prihlásiť cez certifikát a podpísať dokument.